Menyusun sebuah laporan atau thesis perlu ketelitian ya Mams. Bukan hanya soal apa yang Mama tulis tetapi format tulisan juga harus diperhatikan, seperti penggunaan huruf tebal, heading, subheading, penomoran, dll. Tetapi pernahkah Mama mengalami saat laporan yang telah Mama susun dengan susah payah akhirnya tidak diterima dengan baik hanya karena format tulisan yang acak-acakan?
Ya, hal seperti itu bisa terjadi saat Mama mengirim (melalui email, dll) dokumen yang dibuat menggunakan aplikasi word processor, seperti Microsoft Words. Apa yang telah Mama susun rapi di komputer yang Mama pakai belum tentu muncul sama persis di komputer yang dipakai si penerima. Banyak penyebabnya ya Mams. Bisa jadi karena versi Words yang berbeda tahun, font huruf yang tidak support, dll.
Jalan keluar untuk mengirim dokumen dengan aman adalah mengkonversinya menjadi PDF. Dengan PDF, apa yang telah Mama ketik dan format tidak akan berubah saat email telah dibuka si penerima. Artinya, format PDF adalah versi yang paling aman yang bisa Mama gunakan untuk mengirim sebuah dokumen, terlebih jika dokumen tersebut terdiri dari banyak halaman.
Berpuluh ataupun beratus halaman PDF tentunya akan tetap aman saat dikirim melalui email, karena sistem PDF telah mengunci semua format di dalamnya. Alih-alih format yang aman untuk dikirim lewat email, bagaimana jika file PDF yang Mama kirim adalah sebuah e-book dengan ukuran file cukup besar? Tentu akan mendatangkan kesulitan baru mengingat email provider, seperti Google, membatasi besar file yang bisa di-attach.
Melalukan kompresi file menjadi ZIP bisa Mama lakukan di Mac untuk mengurangi ukuran file asli agar bisa dikirim menggunakan email atau untuk keperluan lain. Namun jika Mama tidak mau mengubah PDF menjadi ZIP file, Mac punya metode untuk memperkecil ukuran PDF tanpa harus mengkompresinya ke ZIP.
Cara memperkecil ukuran file PDF tanpa ZIP (MacOS)
- Buka file PDF di Preview.
- Klik File dari Menu Bar di atas, pilih Export.
- Di bagian Quartz Filter, pilih Reduce File Size.
- Klik Save untuk menyimpan file PDF dengan ukuran lebih kecil.
- Selesai.